Política de privacidad

1. Quiénes somos

Naima es la asistente virtual por WhatsApp de Grupo Canaima. El responsable del tratamiento de los datos es Importadora Canaima, C.A., RIF J-06500004-0, con domicilio en Calle Igualdad, Local S/N, Sector Centro de Porlamar, Porlamar, estado Nueva Esparta, Venezuela, Zona Postal 6301.

Contacto para temas de privacidad: naima@grupocanaima.com

2. Para qué sirve Naima

Naima responde consultas de colaboradores de Grupo Canaima sobre temas de la empresa, como nómina, pagos, constancias y otros asuntos laborales. No es un asistente de uso general.

3. Qué datos recibimos

Cuando le escribes a Naima por WhatsApp recibimos:

• Tu número de teléfono y el nombre de tu perfil de WhatsApp.
• El contenido de los mensajes que nos envías y la fecha y hora de cada uno.
• Datos técnicos del mensaje (identificador y estado de entrega) que proporciona WhatsApp.

Si eres colaborador de Grupo Canaima, Naima te reconoce por tu número de teléfono en el sistema de nómina de la empresa y, para responder lo que preguntas, puede consultar ahí tu nombre, cargo, empresa o tienda, zona, fecha de ingreso y el estado del pago de tu quincena, además de información general como el calendario de pagos y los feriados. Estas consultas son de solo lectura: Naima no modifica nada en ese sistema y no consulta ni muestra cédulas, cuentas bancarias ni sueldos.

Las personas con rol de administración autorizadas por Grupo Canaima pueden pedirle a Naima datos laborales de otros colaboradores (nombre, cargo, tienda, zona, fecha de nacimiento y edad, fechas de ingreso o egreso y su trayectoria en la empresa: cambios de cargo, traslados, vacaciones y ausencias, sin indicar diagnósticos ni motivos de salud), totales de personal y la actividad del portal de nómina (reportes enviados, cerrados o publicados y quién inició sesión, con la hora), para su gestión interna. También pueden pedirle la foto de ficha de un colaborador, que está guardada en el sistema de nómina: Naima solo la envía a esas personas, mediante un enlace temporal que vence a los pocos minutos, y registra quién pidió cada foto, de quién y cuándo. Del mismo modo, esas personas pueden consultar la ficha completa de un colaborador (incluidos su cédula, contacto, dirección y datos bancarios), recibir sus documentos (cédula, RIF, constancias de trabajo y referencias bancarias) y consultar egresos, motivos de egreso y si una persona puede ser recontratada. Cada una de estas consultas queda registrada con quién la hizo, sobre quién y cuándo. Ese registro se conserva 12 meses y solo lo consulta personal autorizado.

Si compraste en la tienda online de Shoe Box, las personas de Grupo Canaima autorizadas para gestionar esos pedidos pueden consultarle a Naima el estado de tu orden en el sistema de pedidos (OMS): número de orden, estado, productos, tiendas y fechas de preparación, envío o retiro. Naima no consulta ni entrega por este canal tu nombre, teléfono, correo, dirección ni cédula.

No te pedimos contraseñas, datos bancarios ni documentos por este canal. Si alguien te los pide en nombre de Naima, no los envíes.

4. Cómo usamos tus datos

• Para entender tu consulta y responderla.
• Para generar respuestas con inteligencia artificial cuando la pregunta no corresponde a una opción del menú. Para eso, el texto de tu consulta y los datos de nómina necesarios para responderla se envían a Anthropic (ver punto 5).
• Para que una persona del equipo de Grupo Canaima continúe la conversación cuando pides hablar con alguien, o cuando haga falta atender tu consulta directamente.
• Para mantener el servicio seguro, evitar abusos y corregir errores.

No usamos tus datos para publicidad ni los vendemos a terceros.

5. Con quién se comparten

Para funcionar, Naima usa estos proveedores, que tratan los datos por cuenta nuestra y bajo sus propias condiciones de seguridad:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): transporta los mensajes entre tú y Naima.
• Supabase: aloja el sistema que procesa los mensajes y guarda el historial de conversaciones, con servidores en Estados Unidos.
• Cloudflare: publica el panel interno y controla quién del personal autorizado puede entrar.
• Anthropic (Claude): genera las respuestas de inteligencia artificial a partir del texto de tu consulta y, cuando hace falta, de los datos de nómina consultados para responderla. Anthropic no utiliza los datos enviados por su API para entrenar sus modelos.

Por usar estos proveedores, tus datos pueden procesarse fuera de Venezuela. Solo compartiremos información con autoridades cuando la ley lo exija.

6. Cuánto tiempo los conservamos y quién puede verlos

Guardamos el historial de tus conversaciones con Naima (tu número, el nombre de tu perfil, los mensajes que envías y recibes, con su fecha, hora y estado de entrega) durante 90 días desde cada mensaje. Pasado ese plazo se eliminan automáticamente.

Ese historial solo lo puede leer personal autorizado de Grupo Canaima, que entra con su cuenta de la empresa a un panel de acceso restringido, para responderte cuando pides hablar con una persona, dar seguimiento a tu consulta y mejorar el servicio. Cuando alguien del equipo te responde, su mensaje también queda registrado, junto con las notas internas y etiquetas que el equipo agregue para organizar la atención (estas no se te envían).

Los registros técnicos del sistema, que pueden incluir el número y el texto de un mensaje, se conservan como máximo 30 días. Meta y Anthropic pueden conservar datos por períodos limitados según sus propias políticas.

7. Tus derechos y cómo pedir que borremos tus datos

Puedes pedirnos en cualquier momento acceder a tus datos, corregirlos o eliminarlos, incluido el historial de tus conversaciones antes de que se cumplan los 90 días. Para hacerlo:

• Escribe a naima@grupocanaima.com con el asunto «Solicitud de eliminación de datos – Naima».
• Indica el número de teléfono con el que escribiste a Naima.

Responderemos en un plazo máximo de 30 días. También puedes dejar de usar Naima en cualquier momento, borrar el chat o bloquear el número desde WhatsApp.

8. Seguridad

Los mensajes viajan cifrados entre WhatsApp y nuestros sistemas, y el acceso a la información está restringido al personal autorizado, que debe identificarse con su cuenta de la empresa. Ningún sistema es infalible, pero aplicamos medidas razonables para proteger tus datos.

9. Menores de edad

Naima está dirigida a colaboradores de Grupo Canaima mayores de 18 años. No recopilamos de forma intencional datos de menores.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta misma página con su fecha de actualización.